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Hier findest Du Antworten auf Deine Fragen...

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Virtuelle Assistentin? - Was ist das und wie geht das?
Eine Virtuelle Assistentin (VA) oder Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA) ist eine...

Ja, ich weiß. Es klingt ein bisschen nach Siri, Alexa, KI und Co. Wikipedia hat eine lange Erklärung dazu. In meinen Worten bedeutet es...

 

Eine Virtuelle Assistentin (VA) oder Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA) ist eine selbstständige, zeitlich flexible und echte Person und arbeitet meist ortsungebunden von Zuhause aus. Ich übernehme Projekte, die meine Auftraggeber*innen von ihrem Kerngeschäft abhalten. Aufgaben, die delegiert werden können, die „lästig“ sind, die meinen Kund*innen Zeit rauben. Durch Deine Beauftragung einer VA hast Du wieder mehr Zeit für Dein eigentliches Business, für neue Projekte, Ideen, Visionen, sowie für ein wertvolles Privatleben wieder mehr Freizeit für Dich selbst, die Familie und Freunde. Ich halte Unternehmer*innen, Manager*innen, Berater*innen, Coaches, Trainer*innen und allen denen, die mehr Arbeit als Zeit haben, mit verschiedensten Tätigkeiten den Rücken im Bereich Werbung, Marketing und Business-Support frei. 

 

In anderen Worten… Ich unterstütze Dich in Deinem Büroalltag von überall. Solange ich das notwendige bei mir habe (mein Laptop) und eine stabile Internetverbindung (manchmal geht es sogar ohne). Virtuell deshalb, weil Gespräche i.d.R. digital oder telefonisch erfolgen. Meist gibt es keinen gemeinsamen Arbeitsplatz.

Warum brauche ich eine Virtuelle Assistentin?
Was sind meine Vorteile, wenn ich Dich als VA 'einstelle'?
Eine Menge! Insbesondere Kostenersparnis, Zeitgewinn,...

Eine Menge! Insbesondere Kostenersparnis, Zeitgewinn, Konzentration aufs Kerngeschäft durch Outsourcing einzelner Prozesse, Aufgaben oder ganzer Projekte und gesteigerte Work-Life-Balance. Meine Zuarbeit erspart Dir diese 'Angestellten-Hürden' hier: 

  • Lohnnebenkosten (Sozialversicherung, Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung)

  • Sonn-/Feiertagszuschlag (außer es ist ein Express-Auftrag)

  • Bezahlter Urlaub und Krankheitstage

  • Büroausstattung & Materialien

  • Urlaubs- & Weihnachtsgeld 

  • Gehaltsabrechnung

  • Kündigungsschutz

  • Arbeitsschutz                                                                                                                                                                                       

  • flexible Einsatzplanung durch stundenweise Buchung - bedeutet: Du kannst die Arbeitszeiten flexibel gestalten und mich so lange einstellen, wie Du möchtest. Ob 30 Minuten im Monat oder 20 Stunden in der Woche, ob wöchentlich, monatlich oder alle paar Monate.

Wie schnell erledigst Du meine Aufgaben?
Ich beantworte Deine Nachrichten/Anfragen innerhalb...

Ich beantworte Deine Nachrichten/Anfragen innerhalb von 24 Stunden und gebe Dir direkt Bescheid, wann ich mich Deiner Aufgaben annehmen kann. In dringenden Fällen arbeite ich auch am Wochenende und an Feiertagen, da allerdings mit Zuschlag. 

Auf was bist Du als VA spezialisiert?
VAs können sich auf alles spezialisieren,...

VAs können sich auf alles spezialisieren, was ihnen liegt: beispielsweise Termine für Arztpraxen koordinieren, Druckdaten vorbereiten, Bilder bearbeiten, etc. Auf jeden Fall ist es total abwechslungsreich und man lernt jeden Tag dazu.

Ich selbst nehme Dinge, ab wie E-Mail-Support, plane Pinterest-Pins; helfe bei Webinaren, unterstützte im Hintergrund im Blog- und Online-Kurs-Business, Social Media (ich kümmere mich bei Produkteinführungen um die Kommunikation in Facebook-Gruppen, indem ich die Teilnehmer*innen betreue) u.v.m.

Kann ich noch andere Projekte oder Aufgaben abgeben? 
Auf jeden Fall! Ich bin immer...

Auf jeden Fall! Ich bin immer offen für neue Herausforderungen. Deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Ich nehme Dir Dinge ab, die Du abgeben willst und die Du unkompliziert, flexibel und bequem an mich verteilen kannst.

 

Unter meinen Leistungen gibt es eine laaange Liste der Möglichkeiten, in denen ich dir den Rücken freihalten kann. Aber ich sage dir natürlich auch, wenn mir etwas nicht so liegt.

Es ist für Dich noch nicht das richtige Thema in meinem Angebot dabei? Sprich mich darauf an, wir finden eine Lösung.

Was sind SOPs?
SOPs sind Standardarbeitsanweisungen...

SOPs sind Standardarbeitsanweisungen und werden z. Bsp.:  für schriftliche Erläuterungen, Videoaufnahmen, Planung für Pinterest, Webinare etc. schrittweise für Routinearbeiten erstellt.  

Wozu ein Briefing?
Ich möchte Dir so schnell und ...

Ich möchte Dir so schnell und einfach wie möglich zuarbeiten. Schließlich möchte ich Dir Arbeit abnehmen, statt welche zu machen. Daher bitte ich um ein exaktes Briefing mit einer detaillierten Aufgabenstellung. Eine Ansprechperson bei Rückfragen wäre auch ganz großartig.  

Erstellst Du auch Logos?
Nein, aber Julia...

Nein, aber Julia macht das sooo großartig. Unter folgender E-Mail-Adresse: julia.schawag@t-online.de kannst Du mit ihr unabhängig von mir Kontakt aufnehmen und alles weitere besprechen.

Wie kommt eine Zusammenarbeit mit Dir/uns zustande? Wie funktioniert die Kommunikation mit Dir?
Nach Deiner Kontaktaufnahme nehme...

Nach Deiner Kontaktaufnahme nehme ich mir Zeit für ein kostenloses erstes Gespräch mit Dir. Dazu bitte ich Dich, mir vorab zur Vorbereitung eine kurze Zusammenfassung der möglichen Aufgaben und Ziele zukommen zu lassen.

 

Wir lernen uns so kennen und besprechen eine mögliche Zusammenarbeit und starten mit einem Probemonat, um die Zusammen-arbeit zu testen. Für meine Absicherung als Freiberuflerin arbeite ich im Probemonat nur mit einer Anzahlung von 50 % auf Vorkasse.

 

Wir können uns erstmal gerne per E-Mail austauschen. Für die Telefonate nutze ich gerne Zoom. Ein gesonderter Chat wie Slack und ein Projektmanagement Tool wie Asana wären dann die langfristige Lösung. Oder mach gerne einen Vorschlag. Ich arbeite mich auch schnell in neue Admin-Tools ein. Hast Du es mal sehr eilig, können wir auch kurzweilig via WhatsApp kommunizieren.

Wie läuft die Zusammenarbeit dann weiter?
Dank moderner Technik ...

Dank moderner Technik kommunizieren wir ortsunabhängig voneinander über Telefon, E-Mail, Zoom, Skype, etc. und tauschen unsere Daten und Informationen über Asana, Slack, etc. oder einem anderen Dienst aus. 

Sollte ich im 2. Step für unsere Zusammenarbeit einen Zugang zu Deinen Social Media Accounts oder andere von Dir genutzten Systeme und Programme benötigen, bitte ich Dich, mir diese entsprechend freizuschalten.

Welche Tools gibt es? Mit welchen Tools arbeitest Du?
Es gibt Tools für...

Es gibt Tools für Zeiterfassung, Projektmanagement, Contentmanagement, Website & Blog Software, Social Media Management,

E-Mail-Management, Buchhaltungssoftware, Passwort-Manager, etc. Die Liste ist lang. 

Ich arbeite u.a. mit:

  • Slack für Kommunikation und Austausch

  • Canva für Bildbearbeitung und Grafikerstellung

  • Zoom für Video-Anrufe 

  • Und: ich lerne gerne für Dich mit neuen Tools umzugehen, falls nötig.

Wie läuft das Vertragliche ab?
Sollte die Chemie zwischen uns...

Sollte die Chemie zwischen uns passen, schicke ich Dir einen Vertrag (’Freier Mitarbeiter’) zu und kann damit schon gleich loslegen, Dir den Rücken freizuhalten.

Sind meine Daten sicher?
Ja, sicher auf jeden...

Ja, sicher auf jeden Fall. Wir halten in einem Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Verschwiegenheitserklärung alles fest. Außerdem werden Deine Daten für die Dauer Deines Auftrages bei mir gespeichert. Im Anschluss werden alle Deine Daten, jedoch nur auf Wunsch, gelöscht.

Wie funktioniert das mit der Bezahlung/Rechnung?
Soweit nichts anderes vereinbart...

Soweit nichts anderes vereinbart, werde ich auf Vertrauensbasis am Monatsende die geleisteten Stunden zum vereinbarten Stundensatz minutengenau abrechnen. Eine Übersicht der geleisteten Stunden werde ich, auf Wunsch, der Rechnung gerne beilegen. 

Was ist für mich noch wichtig?
Wir arbeiten gemeinsam auf...

Wir arbeiten gemeinsam auf Grundlage einer vertrauensvollen Kooperation und völlig offener Kommunikation. Ein wichtiger Faktor für mich, da ich ortsunabhängig und zeitlich flexibel arbeite. Außerdem mag ich einen roten Faden in unserer Zusammenarbeit.

Natürlich melde ich mich schnellstmöglich bei Dir, falls ich nicht zu erreichen bin. 

Vielleicht doch Ortsabhängig? - Können wir uns bei mir im Unternehmen treffen?
Ja. Im Umkreis von ca. 50 km...

Ja. Im Umkreis von ca. 50 km zzgl. Fahrtkosten fahre ich auch zu Dir. Weitere Wege sind nach Absprache natürlich auch möglich.

Du hast noch Fragen?