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  • Svenja Becker

Lust auf einen Blick hinter die Kulissen?

Du hast eine Frage? Ich habe schon etliche Antworten für Dich.

ODER: Mein FAQ-Spezial - Hier findest Du Antworten auf die häufigsten Fragen...


"Das Geheimnis des Erfolgs ist anzufangen." - Mark Twain

Nanu, wo bin ich denn jetzt hier gelandet?

Bei meinem FAQ-Spezial.

Vorneweg und nicht böse gemeint, die Antworten, die Du in den FAQ finden kannst, werden mit niedriger Priorität behandelt. Lies deshalb Bitte erst diese FAQ-Spezial. Es spart uns also allen (Lebens-)Zeit, diese zu lesen. 😉

Lass uns nun starten und was kostet schon die Welt? Ich gebe Dir hier mit Ideen, Impulse, Motivation & Inspiration einen aus, damit dann am Ende des Tages privat und im Business Deine Wünsche in Erfüllung gehen.

-Nav par ko! 😉


Virtuelle Assistentin? Was ist das und wie geht das?

Eine Virtuelle Assistentin (VA) oder Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA) ist eine selbstständige, zeitlich flexible und echte Person und arbeitet meist orts-ungebunden von zuhause aus.

In anderen Worten…

Ich unterstütze Dich in Deinem Büroalltag von zuhause aus, in einem Café oder direkt vom Strand. Solange ich das notwendige bei mir habe (mein Laptop) und eine stabile Internetverbindung (manchmal geht es sogar ohne). Virtuell deshalb, weil Gespräche i.d.R. digital oder telefonisch erfolgen. Meist gibt es keinen gemeinsamen Arbeitsplatz.


LinkedIn, Instagram, Facebook & Co. - Warum antwortest du mir nicht auf den

So-Me-Kanälen?

Weil ich dort fast nur unaktiv bin, wie Du vermutlich selbst schon rausbekommen hast. Außer natürlich für meine Klienten! Wenn Du da schneller eine Antwort haben möchtest, rate ich Dir mir eine E-Mail unter info(at)svenja-becker.com zu schreiben. Und ich freue mich darüber!


Warum brauche ich eine VA? Was sind meine Vorteile, wenn ich Dich als VA “einstelle”?

Eine Menge! Insbesondere Kostenersparnis, Zeitgewinn, Konzentration aufs Kerngeschäft durch Outsourcing einzelner Prozesse, Aufgaben oder ganzer Projekte und gesteigerte Work-Life-Balance.

Meine Zuarbeit erspart Dir diese 'Angestellten-Hürden':

✔Lohnnebenkosten (Sozialversicherung, Renten-, Kranken- und Arbeitslosen-versicherung)

✔Arbeitsschutz

✔Gehaltsabrechnung

✔Bezahlter Urlaub und Krankheitstage

✔Urlaubs- & Weihnachtsgeld

✔Kündigungsschutz

✔Büroausstattung & Materialien

Flexible Einsatzplanung durch stundenweise Buchung (Bedeutet: Du kannst die Arbeitszeiten flexibel gestalten und mich so lange einstellen, wie du möchtest. Ob 60 Minuten im Monat, 20 Stunden in der Woche, oder alle paar Monate.)


Wie schnell erledigst Du meine Aufgaben? Ich habe dir eine Frage gestellt und noch keine Antwort erhalten. Was nun?

Ich beantworte Deine Nachrichten/Anfragen i. d. R innerhalb von 72 Stunden und gebe Dir direkt Bescheid, wann ich mich Deiner Aufgaben annehmen kann. Manchmal dauert es auch länger, weil ich einfach nicht zwischen Tür und Angel und Dir lieber in Ruhe antworten möchte. Hab‘ ein bisschen Geduld. Frage gerne nach 2 Wochen auch nochmal nach, wenn Du bis dahin da tatsächlich keine Antwort bekommen hast. Weil dann stimmt tatsächlich was nicht.

(Übrigens: In dringenden Fällen arbeite ich nach Absprache auch am Wochenende und an Feiertagen, da allerdings mit Zuschlag.)


Auf was bist Du spezialisiert?

VAs können sich auf alles spezialisieren, was ihnen liegt: beispielsweise klassische Büroarbeit, Community Management, Terminorganisation in Arztpraxen, Team-Organisation, E-Mail-Tool-Betreuung, Eventmanagment, Content,…

Es ist jedenfalls total abwechslungsreich und man lernt jeden Tag dazu. Ich selbst nehme Dinge ab wie E-Mail-Support, helfe bei Webinaren, unterstützte im Hintergrund im Blog- und Online-Kurs-Business, plane BuchPartys u.v.m.


Was gibt es noch für mögliche Aufgaben einer VPA? Kann ich noch andere Projekte abgeben?

Selbstverständlich! Ich bin immer offen für neue Herausforderungen. Deiner Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Ich nehme Dir Dinge ab, die Du abgeben willst und die Du unkompliziert, flexibel und bequem an mich verteilen kannst. Lass‘ uns da gerne mal quatschen.​


Was sind SOPs?

SOPs sind Standardarbeitsanweisungen und werden z. Bsp.: für schriftliche Erläuterungen, Videoaufnahmen, Planung für Pinterest, Webinare etc. schrittweise für Routinearbeiten erstellt.


Wozu ein (Video-)Briefing?

Ich möchte Dir so schnell und einfach wie möglich zuarbeiten. Schließlich möchte ich Dir Arbeit abnehmen, statt welche zu machen. Daher bitte ich um ein exaktes Briefing mit einer detaillierten Aufgabenstellung. Das am besten als Video-Briefing umso mehr sparen wir uns gegenseitig Zeit. Eine Ansprechperson bei Rückfragen wäre auch ganz fabelhaft.


Erstellst Du Logos?

Nein, aaaaber die liebe Julia macht das spitze. Nimm gerne ganz unabhängig von mir Kontakt mit ihr unter julia.schawag(at)t-online.de auf.


Wie kommt eine Zusammenarbeit mit Dir/uns Zustande? Wie funktioniert die Kommunikation mit Dir?

Nach Deiner Kontaktaufnahme nehme ich mir Zeit für ein kostenloses Erstgespräch mit Dir. - Dazu bitte ich Dich, mir vorab zur Vorbereitung eine kurze Zusammenfassung der möglichen Aufgaben und Ziele zukommen zu lassen.


Wir lernen uns so kennen und besprechen eine mögliche Zusammenarbeit und starten mit einem Probemonat, um die Zusammenarbeit zu testen. Für meine Absicherung als Freiberuflerin arbeite ich im Probemonat nur mit einer Anzahlung von 50 % auf Vorkasse.

Wir können uns erstmal gerne per E-Mail austauschen. Für die Gespräche nutze ich gerne Zoom. Ein gesonderter Chat wie Slack und ein Projektmanagement Tool wie Asana wären dann die langfristige Lösung. Hast Du es mal sehr eilig, können wir auch KURZWEILIG via WhatsApp kommunizieren.


Wie läuft die Zusammenarbeit dann weiter?

Dank moderner Technik kommunizieren wir ortsunabhängig voneinander über E-Mail und Zoom und tauschen unsere Daten und Informationen über Slack, Google & Asana, oder einem anderen Dienst aus.

Sollte ich im 2. Step für unsere Zusammenarbeit einen Zugang zu Deinen Accounts oder andere von Dir genutzten Systeme und Programme benötigen, bitte ich Dich, mir diese entsprechend freizuschalten.


Welche Tools gibt es? Mit welchen Tools arbeitest du?

Es gibt Tools für Zeiterfassung, Projektmanagement, Contentmanagement, Website & Blog Software, Social Media Management, E-Mail-Management, Buchhaltungssoftware, Passwort-Manager. Die Liste ist lang.

Ich arbeite u.a. mit:

  • Slack für Kommunikation und Austausch

  • Asana für Projektziele, Projekt-Managment

  • Canva für Bildbearbeitung, Grafikerstellung, Audios schneiden,...

  • LexOffice, SteuerSparErklärung und Candis für vorbereitende Buchhaltung

  • Zoom für Video-Anrufe

  • Google-Drive für Datenaustausch

  • Wix, WordPress, Ionos, Jimdo für Website-Bearbeitung

  • Und: ich lerne gerne für Dich mit neuen Tools umzugehen

Gestaltest Du Deine Seite selbst?

Ja.


Wie läuft das Vertragliche ab?

Sollte die Chemie zwischen uns passen, schicke ich Dir einen Vertrag (’Freier Mitarbeiter’) zu und kann damit schon gleich loslegen, Dir den Rücken freizuhalten.


Ojemine, ich bin in Sorge, ob meine Daten sicher sind?

Ja, auf jeden Fall! Wir halten in einem Auftragsverarbeitungsvertrag alles fest. Außerdem werden Deine Daten für die Dauer Deines Auftrages bei mir gespeichert. Im Anschluss werden alle deine Daten gelöscht, wenn nicht anders vereinbart.


Wie funktioniert das mit der Bezahlung/Rechnung?

Soweit nichts anderes vereinbart wurde, werde ich auf Vertrauensbasis am Monatsende die geleisteten Stunden zum vereinbarten Stundensatz minutengenau abrechnen. Eine Übersicht der geleisteten Stunden werde ich, auf Wunsch, der Rechnung gerne beilegen. Die Rechnung ist grundsätzlich sofort zur Zahlung fällig.


Was ist für mich noch wichtig?

Wir arbeiten gemeinsam auf Grundlage einer vertrauensvollen Kooperation und völlig offener Kommunikation. Ein wichtiger Faktor für mich, da ich ortsunabhängig und zeitlich flexibel arbeite. Außerdem mag ich einen roten Faden in unserer Zusammenarbeit, ansonsten mag ich auch die bunten Fäden. Natürlich melde ich mich schnellstmöglich bei Dir, falls ich nicht zu erreichen bin.


Was, wenn ich mit meinem Business eher Offline, statt Online bin. Arbeitest Du trotzdem mit mir zusammen?

Na logisch! Bei mir spielt es keine Rolle, welche Form Dein Unternehmen hat. Ich glaube fest daran, dass jeder (total egal ob on oder off) alles erobern kann, was er sich wünscht. Ich bin ein Fan vom Groß-Träumen! Genau darum geht es bei mir.


Vielleicht doch Ortsabhängig? - Können wir uns bei mir im Unternehmen treffen?

Ja, das ist natürlich nach Absprache auch möglich. Jedoch zzgl. Arbeitsausfall und Fahrtkosten.


Gestaltest/erstellst Du mir eine Bewerbung inkl. Ghostwriting, Lebenslauf und Motivationsanschreiben für einen neuen Job?

Ich fühle mich sehr geehrt. Wirklich. Aber leider NÖ! Um ehrlich zu sein, wäre das Preis-Leistungs-Verhältnis Dir und mir gegenüber einfach nicht mehr fair und lehne das grundsätzlich ab.

Ganz ehrlich, Du brauchst mich dafür auch gar nicht. Meine Meinung dazu ist, setze Dich damit auseinander. Ich bin sicher, dass Deine Bewerbung am Ende des Tages fantastisch ist, wenn Du Dir Gedanken darüber machst, Arbeit und viel Liebe reinsteckst. Bleib dran und lerne dazu. Erfolg kommt (meistens) nicht über Nacht! Gerne gebe ich Dir ein paar Tipps dazu.


Was ist Dein Lieblings-Getränk?

Ananas-Saft und Pfirsich-Eistee.


Hast Du gute Spartipps für mich?

Ja. Dazu kannst Du gerne ein 1-Stündiges 1:1 bei mir buchen.


Mich interessiert da so ein Thema. Kannst Du Dir vorstellen darüber einen Blog-Artikel zu schreiben?

Klar, als her mit Ideen. Schreib‘ mir dazu gerne unter info(at)svenja-becker.com eine E-Mail.


Ich traue mich einfach nicht so in der großen Gruppe. Können wir auch mal ganz alleine über mein Business quatschen? Kann ich auch eine privates Mentoring bei Dir buchen?

Eine fabelhafte Frage! Da verstehe ich Dich sehr gut. Sprich mich einfach an [info(at)svenja-becker.com]! Alles ist möglich.


Auf den So-Me-Kanälen scheinst Du nicht aktiv zu sein? Wo bekomme ich das meiste von Dir mit? Wie und wo kann ich generell auf dem Laufenden bleiben?

Na hier! Um wirklich gar nichts zu verpassen, solltest Du hier einfach regelmäßig rumstöbern.


Was für ein Mentoring bietest Du an? Gibst Du auch Einzel-Mentoring?

Jein. Zur Zeit biete ich nur ein 1:1-Mentoring (geschäftlich & privat) an.


Ab Anfang 2023 gibt es zusätzlich noch meine BRANDNEUE Halakahiki-Lounge. Die Teilnehmerzahl ist auf maximal 4 Personen begrenzt und 2 Plätze sind bereits vergeben! - Weitere Infos findest Du hier und hier in Kürze!


Svenni, meine Frage war jetzt gar nicht dabei. Was soll ich tun?

Na, was denkst Du? Was hältst Du davon, mir diese nun unter info(at)svenja-becker.com per E-Mail zu schicken? Ich freue mich darüber! 😉



 

Wenn Du nun doch Redebedarf hast und einfach mal eine Runde mit mir quatschen möchtest, ganz egal was Dich gerade bewegt, ob Mindset oder Business – dann schreib’ mir super gerne unter info(at)svenja-becker.com eine E-Mail, ich antworte Dir auch persönlich. Ansonsten hörst Du von mir in meinem nächsten Blog: "Blick hinter die geheimnisvollen Kulissen einer VA" - versprochen!


Und wenn Dir bereits jetzt schon eine ganz spezielle Frage auf dem Herzen liegt, immer her damit - ich freue mich darauf!


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